20 Jul 10 Autobackup belangrijke documenten naar je Gmail, gratis

‘Making life easy’ is al enige tijd het motto waaronder ik mijn leven automatiseer en vergemakkelijk, zonder gebruik te maken van bijzondere of (duur) betaalde softwareoplossingen. Privé, maar zeker op mijn werk kon het een stuk efficiënter en makkelijker.

Het werd hoog tijd serieus aan de slag te gaan. Teveel wederkerende kleine, en tezamen tijdrovende taken domineerde mijn to-do lijst tot het punt waarop ik van pure narigheid maar aan de procrastinatie ging. Grote, belangrijke punten bleven op de lijst staan omdat teveel tijd ging naar dagelijkse sleur dingetjes. Daar heb ik verandering in gebracht door handig gebruik te maken van bestaande mogelijkheden.

Wanneer je enigszins op mij lijkt dan heb je een behoorlijk aantal documenten waar je uren aan tijd in hebt zitten en die je onder geen beding kwijt wilt raken. In deze post wil ik je laten zien hoe je met een paar relatief eenvoudige stappen belangrijke documenten automatisch naar een Gmail account kunt mailen. Door met een vaste interval documenten naar je Gmail te sturen heb je altijd een offsite backup. Plus dat je, wanneer je bijvoorbeeld zit te zweten op je nieuwe boek, je bijvoorbeeld elk uur een backup kunt sturen waardoor je ook een simpele en effectieve manier hebt om aan versiecontrole te doen. Het werkt met een script dat je elk uur, of elke dag (of wat je wilt eigenlijk) met gebruik van je system scheduler laat draaien.

Ok, dus wat moet jij doen om ook jouw leven hiermee makkelijker en efficiënter te maken?

1. Download de kleine en gratis(!)SMTP command line mailer voor Windows, Blat. Hiermee kun je text en attachements sturen vanaf je opdrachtprompt. Laat je niet afschrikken door de opdrachtprompt, het valt wel mee. Alleen tijdens het opzetten van je super-duper-gratis-backup-systeem hoef je er iets mee doen en dat kauw ik je voor. Unzip het programmaatje Blat en plaats het in de map c:\Blat262 (262 is de versie die ik gebruik). Op Blat komen we straks terug.
2. Download nu Stunnel, een SSL wrapper waarmee je versleutelde connecties kunt maken met bijvoorbeeld Gmail. Klik op het op een na bovenste bestandje in de lijst om het te downloaden. Voor nu laten we Stunnel even liggen, straks gaan we het installeren.
3. Nu is het zaak een opsomming te maken van alle documenten die je herhaaldelijk aan jezelf wilt gaan mailen. Dit kunnen allerlei soorten documenten zijn .txt, .doc, .xls, wat je wilt. Open een wordpad bestandje en vul dit met links naar je documenten. Met het maken van je opsomming is het belangrijk in de smiezen te houden dat je de verschillende links met komma’s van elkaar scheidt, en geen gebruik maakt van de enter toets. Je opsomming is dus ene lang regel opgebroken door komma’s. Sla je opsomming als C:\Blat262\full\files-to-backup.txt.
   

   C:\docs\voice logs.doc, c:\docs\mijnnieuweboek.doc, c:\docs\belangrijkenummers.doc, c:\docs\to-dolist.txt, etc. etc.

4. Installeer de Blat SMTP server. Dit gaat iets anders dan je gewend bent, je hebt hier je opdrachtprompt(CMD) voor nodig. Ga via start naar Run en type CMD of ga naar C:\WINDOWS\system32\cmd.exe. Ga nu in de opdrachtprompt naar c:\Blat262\full\. Daar aangekomen type je het volgende commando: Blat –install smtp.gmail.com jouwadres@gmail.com. Dit is de eerste opzet die de server verteld wie waarvandaan te mailen.
5. De echte instructies over via welke server je, en met en naar welk adres je gaat mailen heb ik in het auto email script verwerkt. Dat is iets makkelijker aan te passen dan via de CMD. Dit script moet je nu zelf gaan schrijven. Ik stel voor dat je onderstaand voorbeeld simpelweg kopieert en als de jouwe gebruikt. Zoals je ziet vertelt het script hoe en waarheen je Blat de bestanden laat sturen. Zorg er alleen voor dat je je EIGEN e-mailadres gebruikt en niet de voorbeeldadressen. Denk erom, weer geen enters gebruiken in het script. Sla het op als .bat bestand NIET als .txt anders werkt het niet, noem het c:\blat262\full\email-file-backups.bat.
   

   Blat -serverSMTP 127.0.0.1 -portSMTP 1099 -noh2 -try 120 -f jouwadres@gmail.com -u jouwadres@gmail.com –pw HierJouwGmailPassword -to jouwBackupadres@gmail.com -body “Just in case.” -s “[backup] Important files” -af files-to-backup.txt

6. De laatste stap is het installeren van Stummel. Wanneer je het .exe bestandje hebt gedownload dan is het een kwestie van dubbelklikken en achterover leunen. De rest gebeurd vanzelf. Wanneer dat klaar is ga je naar start, programma’s en dan Stummel. Als het goed is zie je nu een aantal opties waaronder ‘Edit stunnel.conf’ , ‘Run stunnel’ en ‘Service install’. Allereerst gaan we de configuratie vertellen wat te doen. Daarvoor open je ‘Edit stunnel.conf’ en vervang je de standaard configuratie van stunnel met deze. Sla de nieuwe configuratie op en sluit het bestand af. Klik nu op ‘install service’ en dan op ‘run service’.

En klaar is Kees! Laten we je nieuwe script gaan testen. Ga via verkenner naar de map c:\blat262\full\ en dubbelklik op het .bat bestand dat je zojuist gemaakt hebt. Een CMD schermpje zal kort openen en binnen enkele seconden zijn je bestanden verzonden. Makkelijk he?

Nu hoor ik je denken of je nu elke keer op dat .bat bestandje moet klikken om dit voor elkaar te krijgen. Wel, nee, dat hoeft niet perse. Niet als je nog één slimme stap toevoegt; laat Windows Schudeler het voor je doen. Stel deze in op de gewenste intervallen en laat Scheduler het .bat bestand activeren. Nu hoef je nooit meer iets te doen om je belangrijke bestanden veilig en gratis naar je Gmail te versturen. Wanneer je een nieuw belangrijk document hebt dat je veilig wilt backuppen voeg je dit eenvoudigweg toe aan het bestandje files-to-backup.txt en het wordt iedere keer meegenomen.